Toelatingsbeleid van mbo-instellingen

Het mbo is een bijzondere onderwijssector: beleid, wet- en regelgeving in het mbo zijn soms net even anders dan in andere onderwijssectoren. Ook bij het toelatingsbeleid van mbo-instellingen komt dat verschil tot uiting. Studenten merken dat bijvoorbeeld als ze zich aanmelden voor een mbo-opleiding. Aanmelding en toelating werkt in het mbo net iets anders dan in het voortgezet onderwijs. Hoe krijgt het toelatingsbeleid vorm, hoe richten instellingen het in en wat schrijft de wet voor?

Hoe richt je als mbo-instelling een traject in dat de student toe leidt naar de meest geschikte opleiding? Van onderwijskundig oogpunt is daar veel over te zeggen. En er zijn factoren waarmee je rekening mee moet houden: zoals ontwikkelingen in het landelijk beleid en in het wettelijk kader. In dit artikel allereerst aandacht voor de aard en structuur van het toelatingstraject, vervolgens de wet- en regelgeving en ten slotte enkele handreikingen voor mbo-instellingen voor een zorgvuldig en effectief toelatingsbeleid.

Toelating: verschillende fasen

In toelatingstrajecten in het onderwijs zijn vier fasen te onderscheiden:

• Fase 1: aanmelding [1]
• Fase 2: onderzoek
• Fase 3: inschrijving
• Fase 4: plaatsing

[1] Aan deze eerste fase gaat meestal een periode van oriëntatie en voorlichting vooraf.

Idealiter doorloopt de student alle fasen. De student kiest een opleiding en meldt zich aan bij een opleiding (fase 1). Uiterlijk op 1 april voorafgaand aan het schooljaar waarin de student aan de opleiding begint, moet hij zich hebben aangemeld. In de onderzoeksfase (fase 2) bekijkt de instelling het verzoek tot toelating. In deze fase kan een intake plaatsvinden, bijvoorbeeld in de vorm van een mee-loopdag of proefles. Tijdens de intake bekijken school en student tezamen of de opleiding aan de verwachtingen van de student voldoet. De school verzamelt in deze fase gegevens over de student bij partijen die bij de overstap naar het mbo betrokken zijn: denk aan de school voor voortgezet onderwijs. Als hij zich op tijd heeft aangemeld en heeft meegedaan aan de intakeactiviteiten, heeft de student in deze fase ook recht op een studiekeuzeadvies van de instelling. Het advies van de mbo-instelling is overigens niet bindend, de student mag zijn aanmelding handhaven als de instelling een negatief of neutraal advies geeft.

In fase 3 bevestigt de instelling de toelating. Op dit moment gebeurt dat nog een onderwijsovereenkomst (OOK), die de student – en diens ouders in geval van een minderjarige student – moeten ondertekenen. In de nabije toekomst maakt de OOK waarschijnlijk plaats voor een schriftelijke inschrijvingsbeslissing die niet meer hoeft te worden ondertekend.

Tot slot wijst de opleiding in fase 4 de student een plaats toe in een leerweg, studentenstroom, klas of groep en leslocatie.

Gaat het altijd zo? Nee, niet alle studenten doorlopen alle fasen. En sommige studenten doorlopen fasen meerdere malen. Soms komt het voor dat de student bij de intake en het studiekeuzeadvies de conclusie trekt dat de gekozen opleiding niet de juiste is en dat hij zich na heroriëntatie aanmeldt bij een andere opleiding, binnen of buiten de instelling. En het komt voor dat een student niet op één paard wedt maar zich voor twee of drie opleidingen tegelijkertijd aanmeldt. Dan maakt hij in fase 2 of 3 een definitieve keuze.

Functies van het toelatingsbeleid

Toelatingsprocedures in het mbo zijn in de loop der jaren van karakter veranderd. Aanvankelijk was het vooral een administratief aanmeldingsproces. Naarmate de aandacht voor het rendement van opleidingen en loopbaanbegeleiding groeide, werd door mbo-opleidingen kritischer gekeken naar de instroom en was toelating niet altijd meer vanzelfsprekend. Het toelatingsbeleid ontwikkelde drie functies (Van Wijk, 2013abc):

1. De student leren kennen: intakers verzamelen informatie over de student. Als bekend is wat een student kan, wil en nodig heeft, helpt dat om het onderwijs vanaf de start van de opleiding aan te passen aan de behoefte van elke student.
2. Helpen met de beroepskeuze: studenten vinden het vaak lastig de juiste beroepskeuze te maken. Maar dat is wel doorslaggevend om een opleiding met succes af te ronden. En dus een reden om de student tijdens de toelating te vragen naar zijn verwachtingen van opleiding en beroep. In hoeverre komen die overeen met de werkelijkheid? Een antwoord op die vraag is in feite de start het loopbaanbeleid van de opleiding.
3. Een haalbare opleiding kiezen: mbo-instellingen streven naar doelmatige leerloopbanen, zowel in duur als in rendement van de opleiding. Daarom proberen zij studenten te plaatsen in opleidingen die de student binnen een redelijke termijn succesvol kan afronden.

Studievoortgangsgesprek en bindend studieadvies

In de onderzoeksfase gaan instelling en student samen na of er een match is met de gekozen opleiding. Toch kan tijdens de opleiding blijken dat die match er onvoldoende is. In het eerste studiejaar krijgen studenten daarom een studievoortgangsgesprek. Als de voortgang stokt, kan de opleiding uiteindelijk een negatief bindend studieadvies uitbrengen. Deze studenten worden dan begeleid bij de oriëntatie op een andere opleiding.

Het bindend studieadvies moet bij eenjarige opleidingen in de vierde maand na aanvang gegeven worden. Bij meerjarige opleidingen is dit: na ten minste negen maanden en uiterlijk aan het einde van het eerste studiejaar. Een opleiding kan alleen een negatief bindend studieadvies geven bij onvoldoende studievoortgang waarbij extra begeleiding geen effect heeft gehad. De instelling moet eerst aan de student een schriftelijke waarschuwing geven , voordat zij een negatief bindend studieadvies mag geven.

Wet- en regelgeving

Mbo-instellingen werken binnen een breed wettelijk kader. Zo zijn algemene wetten als het Burgerlijk Wetboek (BW), de Algemene wet gelijke behandeling (Awgb) én de Wet gelijke behandeling op grond van handicap of chronische ziekte (Wghb/cz) relevant als het gaat om de relatie met de student. Deze algemene kaders worden door de wetgever aangevuld met de Wet educatie en beroepsonderwijs (WEB).

Sinds 2018 geldt op grond van de WEB het toelatingsrecht voor mbo-studenten. Instellingen moeten jongeren die aan de vooropleidingseisen voldoen en zich voor 1 april hebben aangemeld, toelaten tot de opleiding. Naast het vmbo-diploma mogen instellingen geen aanvullende eisen stellen, zoals eisen aan motivatie of een adequaat beroepsbeeld. Wel kan de instelling bij de intake het gesprek aangaan met de student over de verwachtingen en  de student in die fase een studiekeuzeadvies geven (zie hiervoor). Dat advies is echter niet bindend want de student heeft het recht op toelating.

Op dit recht zijn wel enkele uitzonderingen. Soms kan een school, vanwege te weinig werkgelegenheid in een beroep, een maximum stellen aan het aantal toe te laten studenten: de zogenoemde ‘numerus fixus’. De instelling mag in dat geval alleen op basis van een objectief criterium de studenten selecteren. Bijvoorbeeld door loting of volgorde van binnenkomst; daarbij hebben studenten die zich vóór 1 april hebben aangemeld , voorrang.

Een uitzondering geldt ook voor beroepen die van studenten bijzondere kwaliteiten vragen, bijvoorbeeld kunst- en sportopleidingen. Per ministeriële regeling zijn opleidingen aangewezen waarvoor aanvullende toelatingseisen mogen worden gesteld.

Ten slotte is kan de instelling de student vragen de identiteit van de school te onderschrijven of te respecteren. Dat kan echter alleen bij niveau 2, 3 en 4 opleidingen (Lathouwers & Van Schoonhoven, 2017).

Uit dit alles vloeien twee belangrijke uitgangspunten:

• Toegankelijkheid: mbo-instellingen hebben de plicht te zorgen voor toegankelijk beroepsonderwijs, rekening houdend met het recht op onderwijs en de leer- en kwalificatieplicht. Met het toelatingsrecht is de toegankelijkheid nog beter gewaarborgd.
• Zorgvuldigheid: de toelatingsprocedure moet zorgvuldig zijn. Dit betekent dat de procedure is vastgelegd, de student redelijkerwijs op de hoogte kan zijn van de procedure en de criteria, de intakemedewerkers het beleid consistent uitvoeren en de criteria betrouwbaar en valide zijn. De uitkomst van de procedure is onvoorwaardelijk (eenmaal ingeschreven blijft ingeschreven) en voor de student volledig helder.

Overigens: er is nieuwe wetgeving op komst. Het wetsvoorstel Verbetering rechtsbescherming mbo-student dat in 2020 bij de Tweede Kamer is ingediend, leidt waarschijnlijk tot het afschaffen van de verplichting de onderwijsovereenkomst schriftelijk aan te gaan. Daarvoor in de plaats komt dan een schriftelijke beslissing tot inschrijving en een verbetering van de rechtsbescherming voor de student, onder meer door vereenvoudiging van zijn mogelijkheden om bezwaar en beroep aan te tekenen tegen beslissingen (Van Schoonhoven, 2021). De verwachting is dat hierdoor veranderingen zullen optreden in (onderdelen van) fase 2 en fase 3 van het toelatingstraject. Dit omdat opleidingen hun beslissingen over toelating beter zullen moeten motiveren; bij afwijzing van de student zullen ze nog zorgvuldiger moeten zijn.

Wat kan een mbo-instelling doen voor een zorgvuldig en effectief toelatingsbeleid?

De vroegtijdige aanmelding voor 1 april en het toelatingsrecht zijn bedoeld om de overstap van het vo naar het mbo beter te laten verlopen. Eerdere aanmelding en keuzebegeleiding bevorderen dat jongeren tijdig nadenken over hun keuze en deze weloverwogen maken. Daarnaast versterkt het de positie van de student, doordat de eigen keuze wordt gehonoreerd, en in veruit de meeste gevallen de toelating tot de opleiding niet geweigerd kan worden. Tegelijk kan het zijn dat de invoering van deze wet tot gevolg heeft dat instellingen minder grip hebben op de instroom van studenten. Hoe dit uitpakt in de praktijk zal moeten blijken; de monitorrapportages die over de invoering zijn uitgebracht werpen enig licht op de doorwerking (Eimers et al., 2020).

In elk geval zijn de volgende aspecten van belang voor zorgvuldig en effectief toelatingsbeleid.

1. Functies van het toelatingsbeleid behouden
   Zoals genoemd heeft het toelatingsbeleid in de loop der tijd meerdere functies gekregen: de student leren kennen, helpen met de beroepskeuze en een haalbare opleiding kiezen. Ook met het toelatingsrecht blijven deze functies van groot belang. Door de student al in een vroeg stadium te leren kennen, verzamelt de instelling informatie die benut kan worden tijdens de opleiding, bijvoorbeeld om maatwerk te kunnen leveren of bij de loopbaanbegeleiding. Ook kan in een vroeg stadium worden ontdekt of de opleiding overeenkomt met de verwachting en capaciteiten van de student. Zo nodig kan er op tijd een alternatief worden gevonden.
2. Laat de toelatingsprocedure een periode zijn in plaats van een moment
   Voor jongeren is het aanbod aan beroepen enorm en over het algemeen hebben zij weinig steun uit hun directe omgeving bij de studie- en beroepskeuze. Een verkeerde studiekeuze brengt het risico op voortijdig schoolverlaten (vsv) met zich mee, vooral in het eerste leerjaar. Een mogelijke oplossing is om de toelating niet te beperken tot één moment, maar te verspreiden over een langere periode waarin student en opleiding samen achterhalen of de inhoud van de opleiding en het niveau past bij de student (Van Wijk, Petit, & Westerhuis, 2014; Karsten, 2016). Het is bijvoorbeeld mogelijk om niveau 3 en 4 samen te laten starten, en pas na enkele maanden op te splitsen in een niveau 3- en een niveau 4-groep.
3. Gebruik objectieve instrumenten en criteria
   Een instelling kan deelname aan intake-activiteiten verplicht stellen. Hoe uitgebreid is het instrumentarium dat instellingen inzetten? Wordt bijvoorbeeld alleen een overdrachtsdossier gebruikt of ook een intakegesprek? Een studie van Sluijter (2013) leert dat de inschatting van ‘de mens’ bij het voeren van intakegesprekken en het geven van studieadviezen in de regel te wensen overlaat als het gaat om het voorspellen van toekomstige prestaties. Uit het hoger onderwijs weten we immers dat de voorspellende waarde van intakegesprekken en toelatingstoetsen gering is en dat een instrument ‘na de poort’ – zoals bijvoorbeeld een eerste tentamen – een betere voorspeller is van studiesucces (Cito, 2005). De motivatie beoordelen op basis van één gesprek, is eveneens weinig betrouwbaar, meent testdeskundige Pieter Drenth. Mensen laten zich onbewust beïnvloeden door irrelevante kenmerken zoals verbale vermogens en uiterlijk (Drenth, 2004). Dit onderstreept het belang van objectieve criteria en instrumenten. En niet te snel oordelen op basis van een gesprek.
4. Regelmatige evaluatie
   Binnen mbo-instellingen krijgt het toelatingsbeleid op uiteenlopende manieren vorm. Wat werkt goed, wat minder? Hoe wordt nagegaan of het toelatingsbeleid goed werkt? Om toelating tot mbo-opleidingen verder te professionaliseren en te verbeteren, is het van belang om kennis te nemen van de verschillende praktijken, regelmatig te evalueren en antwoorden te vinden op essentiële vragen. Intervisie waarbij collega’s lastige kwesties met elkaar bespreken en het bijhouden en volgen van de leerresultaten van studenten die al dan niet zijn geplaatst, kunnen hierbij helpen. Een uitdagende opgave voor intakemedewerkers en andere professionals in het mbo.

Enkele deskundigen

• Drs. Ton Eimers, directeur en senior onderzoeker KBA Nijmegen
• Drs. José Hermanussen, senior onderzoeker Expertisecentrum Beroepsonderwijs (ECBO)
• Prof. dr. Renée van Schoonhoven, bijzonder hoogleraar Onderwijsrecht met betrekking tot het beroepsonderwijs, Vrije Universiteit

Bronnen